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Notre clientèle est importante et nous vous remercions de nous avoir choisi pour vous
conseiller. En qualité de client, vous nous confiez des renseignements personnels. Nous respectons cette marque de confiance et tenons à vous expliquer notre engagement à protéger les renseignements que vous nous communiquez dans le cadre de notre relation d’affaires.
Vos renseignements personnels seront consultés par le conseiller ou les associés du cabinet qui ont une raison d’affaires valable de les consulter et vos renseignements personnels ne seront utilisés que de manière conforme aux fins pour lesquels ils ont été recueillis ou moyennant votre consentement exprès.
Vos droits en ce qui a trait à vos renseignements personnels :
Lorsque vous faites affaires avec nous, vous nous confiez des renseignements personnels,
notamment des renseignements médicaux confidentiels, que nous gardons dans votre dossier afin de pouvoir vous proposer les stratégies financières, les solutions et les services qui répondent le mieux à vos besoins.
Vous consentez à ce que notre cabinet fasse un usage approprié de ces renseignements.
Nous pouvons utiliser et communiquer ces renseignements aux fins suivantes :
• communiquer avec vous rapidement et efficacement;
• déterminer la convenance ou l’admissibilité de produits et de services;
• établir, offrir et gérer des produits et des services qui répondent à vos besoins;
• évaluer vos demandes relativement aux placements, à l’assurance et aux autres services
que notre cabinet met à votre disposition;
• évaluer les sinistres et les risques de souscription, au besoin;
• détecter et prévenir les fraudes;
• analyser les résultats commerciaux;
• prendre les mesures autorisées ou prescrites par la loi.
Nous ne vendons pas vos renseignements à qui que ce soit. En outre, nous ne communiquons pas les renseignements sur les clients à d’autres organisations qui n’interviennent pas dans notre relation avec vous pour qu’elles puissent vous contacter pour vous offrir leurs propres produits et services.
Tous les employés, les conseillers associés et les fournisseurs qui ont accès aux dossiers des clients comprennent la nécessité de protéger ces renseignements et de les garder confidentiels. Ils savent qu’ils ne peuvent utiliser ces renseignements qu’aux fins auxquelles ils sont destinés et cette attente est clairement communiquée. Nous avons également établi des mesures de sécurité physiques et électroniques, ainsi que les processus nécessaires, pour protéger les renseignements sur les clients contre les accès et l’utilisation non autorisés. Vos données sont hébergées par un fournisseur accrédité situé en sol canadien. Ces données sont conservées et encryptées selon les plus hauts standards de sécurité informatique.
Le site de GCF Pro n’intègre pas de fichiers de témoins (cookies) permanents dans les
ordinateurs des visiteurs. Cependant, un fichier de témoin temporaire est utilisé pour optimiser certaines fonctionnalités du site Web.
Vos données de navigation ne sont pas recueillies.
GCF Pro s’engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui
confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels par courriel ou au moyen d’un formulaire, nous n’utilisons que l’information requise pour permettre au personnel de GCF Pro de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.
Le site de GCF Pro propose des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, s’il en existe une.
La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès est également chargée, à ce titre, de veiller au respect de cette politique. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, écrivez-nous à [email protected].
Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités.
Par exemple, cette politique s’applique si :
Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels décrit plus en détails nos pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels.
Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les
situations listées ci-dessous. Consultez-les pour connaître :
Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple en
l’associant à d’autres renseignements).
Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse [email protected].
Nous offrons un système de dépôt de documents en ligne. Il permet de transmettre des
documents de façon simple, rapide et sécuritaire.
Quand vous utilisez ce système, nous recueillons les renseignements personnels suivants :
Les documents déposés peuvent être de nature variée et peuvent contenir des renseignements personnels sur vous ou sur d’autres personnes.
Vous décidez des documents que vous déposez. Une fois déposés dans le système de dépôt, les documents (et les renseignements personnels qu’ils contiennent, s’il y en a) deviennent accessibles à GCF Pro.
Notre site Web ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.
Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges. Les renseignements contenus dans vos courriels sont utilisés dans le but de répondre à votre demande ou de vous fournir un service pour lequel vous retenez notre cabinet. Ils sont conservés, traités et détruits conformément à notre politique de protection des renseignements personnels.
Lorsque vous prenez un rendez-vous à l’aide de notre plateforme en ligne, nous recueillons
votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans la prise de rendez-vous.
Pour la plupart des situations énumérées, vous pouvez obtenir des renseignements en personne ou déposer des documents directement au bureau de GCF Pro, ou encore les transmettre par courrier.
Lorsque nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.
Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements
personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes ou
organisations, si cela est nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique, pour vous offrir les services que vous nous avez demandés ou si la loi nous le permet. Le type de renseignements communiqués dépend de votre situation.
Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux personnes et aux
organisations avec qui nous faisons affaires pour vous rendre les services que vous nous avez demandés :
Nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels dans une autre province du Canada lorsque la situation l’exige. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province.
Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de
protection. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, une démarche où nous considérons tous les facteurs qui peuvent avoir un impact sur votre vie privée et évaluons si les renseignements seront adéquatement protégés. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.
Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour
remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux
renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.
Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.
Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements
personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé.
Elles incluent :
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.
Nous avons mis en place un calendrier de conservation pour établir clairement le délai de
conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous
détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels.
Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend.
Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.
Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander d’y accéder et de les corriger ou de les mettre à jour.
Voici les étapes de traitement d’une demande :
Vous pouvez formuler une plainte si vous jugez que la gestion de vos renseignements personnels n’est pas conforme à cette politique ou à la loi. Voici les étapes de traitement d’une demande :
Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi.
Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Monsieur Sébastien Desjardins
Responsable de la gestion et de la protection des renseignements personnels
230-2050 King Ouest
Sherbrooke, Québec J1J 2E8
[email protected]
819-416-1720
Si vous avez des questions concernant cette politique, nous vous invitons à communiquer avec nous en utilisant l’un ou l’autre des modes de communication de votre choix.
2050, rue King Ouest
Bureau 230
Sherbrooke (QC) J1J 2E8
Lundi au vendredi
8h30 à 16h30
